TRAMITACIÓN Y CONTRATACIÓN DE UNA OBRA DE REFORMA
Definición de las obras a realizar
Solicitud de presupuestos y contratación de las obras
Licencias y tasas administrativas
A lo largo del proceso de realización de una obra de reforma intervienen factores económicos, técnicos, contractuales y administrativos, que es recomendable conocer y planificar de antemano para garantizar su adecuada contratación, tramitación y ejecución.
Los pasos habituales a seguir son:
1º Definición de las obras a realizar.
2º Solicitud de presupuestos y contratación de las obras.
3º Licencias y tasas administrativas
1º Definición de las obras a realizar
La decisión de iniciar una reforma en una vivienda puede responder a distintos motivos como a la aparición de nuevas necesidades funcionales, a la intención actualizar sus equipamientos o revestimientos, etc… En cualquier caso, es importante considerar que la reforma debe satisfacer tanto las necesidades actuales como las futuras de todos sus usuarios.
El apartado Recomendaciones previas y comprobaciones relaciona una serie de actuaciones que en un principio no se hayan previsto acometer pero que, una vez “metidos en obras”, sea conveniente contemplar, y el apartado Distribuciones y medidas de referencia recoge ejemplos gráficos de posibles distribuciones, medidas orientativas y limitaciones impuestas por la normativa vigente.
Para decidir y definir la reforma es conveniente disponer de un plano a escala del estado actual de la vivienda en el que figuren los elementos que puedan condicionar las decisiones, como la disposición de la estructura (pilares y muros), la situación de puertas y ventanas, el espesor de los tabiques, la situación de radiadores, rejillas de ventilación, bajantes y desagües, tomas de agua y mecanismos eléctricos.
Este plano va a servir de base sobre la que distribuir y verificar la reforma pretendida.
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Plano de estado actual (Administrador finca o Catastro) |
Plano de la reforma |
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Distribución Estructura Tabiques a demoler Suelos y alicatados a levantar Sanitarios, mobiliario de cocina a eliminar Falsos techos a eliminar Carpinterías a sustituir o modificar Tomas de agua, desagües y bajantes Cuadros y mecanismos eléctricos Salidas de humos y rejillas
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Distribución Estructura Tabiquería a levantar (según tipo de ladrillo) Tipos de suelos (superficie m2) Tipo de acabado de las paredes (superficie m2 y altura) Sanitarios, muebles de cocina y electrodomésticos (acotado) Falsos techos (superficie m2) Carpintería (acotada) Tomas de agua, desagües y bajantes Cuadros y mecanismos eléctricos Salidas de humos y rejillas |
Una vez decidida la intervención y realizado el plano de la reforma para acabar de definir las obras, es necesario relacionar en un documento cada uno de los trabajos que intervienen en la obra y las cantidades de las mismas a ejecutar (la medición). Esta aplicación genera un documento con la descripción técnica de las obras, una aproximación de las cantidades que intervienen y una estimación del presupuesto de ejecución.
2º Solicitud de presupuestos y contratación de las obras
Una vez definida la documentación descrita en el punto anterior, se puede utilizar para solicitar presupuesto a distintas empresas (Imprimir presupuesto: Sin valoración económica) y comparar de manera homogénea los presupuestos. La elección de la empresa que ejecutará las obras no debe limitarse a la oferta económica, hay otras cuestiones que hay que contemplar y comprobar:
La empresa seleccionada debe estar establecida desde hace varios años con un domicilio social fijo, debe ofrecer garantías de los trabajos realizados y es preferible que esté adherida al Sistema de Arbitraje para facilitar la posibilidad de llevar a cabo reclamaciones sin coste y con la mayor rapidez de resolución. (Empresas pequeñas y autónomos al poco tiempo de establecerse pueden dejar su actividad no pudiéndose realizar futuras reclamaciones.)
A la empresa contratista se le debe exigir:
· Los datos identificativos de la empresa (nombre, dirección y CIF).
· Estar al corriente de pago en la Seguridad Social y Hacienda.
· Estar al corriente de pago del seguro de responsabilidad civil.
· El cumplimiento de la normativa vigente, y en especial, la relativa a las medidas de seguridad y salud de los trabajadores.
La contratación de los trabajos se realiza con la aceptación del presupuesto firmado por las dos partes o bien con un contrato específico con el presupuesto y memoria de calidades adjuntos. En cualquiera caso, el documento debe detallar claramente:
· Los datos fiscales de la empresa; nombre, dirección y CIF y los datos de la obra y del promotor; dirección, nombre y DNI.
· Todos los trabajos a realizar, sin dejar indefiniciones o partidas sin valorar que pueden suponer sobrecostes posteriores.
· Los materiales deben estar completamente definidos, indicando la marca, el modelo, el acabado y los distintivos de calidad o medioambientales en el caso que los tengan. (La documentación que elabora ésta aplicación describe materiales genéricos siendo necesario concretar con la empresa la memoria de calidades de los materiales presupuestados.)
· En planos a escala, la distribución con el mobiliario y equipamientos acotados en planta y secciones.
· Si se incluye el transporte de los materiales hasta la propiedad y la retirada y vertido de los escombros generados y los costes de la maquinaria auxiliar necesaria para ello.
· Si se incluye el coste de las tramitaciones administrativas (premisos, tasas y licencias) y/o las altas y notificaciones a las compañías suministradoras (agua, electricidad y gas), si el contratista se encarga de gestionarlas.
· La fecha de inicio de la obra y el plazo de ejecución. Es recomendable incluir clausulas de penalización por retrasos en la entrega de las obra no imputables a causas de fuerza mayor.
· Las condiciones y forma de pago. Es usual pactar un pago inicial al comienzo de la obra, que no debe superar el 25 % del total del presupuesto, y pagos parciales que respondan a partes de la obra efectivamente ejecutada. Cualquier pago debe documentarse mediante la correspondiente factura, imprescindible para posibles reclamaciones, con el concepto claramente detallado y referido al presupuesto aceptado.
· Es conveniente reservar una cantidad (entorno al 10% del total del presupuesto) como garantía de la correcta ejecución de la reforma y funcionamiento de las instalaciones a abonar a los 30 días de la entrega de la obra.
· El IVA a aplicar.
En el caso de que durante la ejecución de las obras surjan imprevistos o se realicen modificaciones sobre el proyecto original, estás deben quedar detalladamente descritas y valoradas en un documento aceptado mediante la firma de las dos partes y adjuntarse al contrato.
Es preferible contratar con una única empresa la totalidad de los trabajos, incluyendo tanto los materiales como la mano de obra. Contratar sólo la mano de obra o recurrir a distintas empresas para cada uno de los oficios provoca falta de coordinación en los trabajos y la dificultad para asignar responsabilidades.
Durante la ejecución de las obras es conveniente visitarla frecuentemente para comprobar que se realiza conforme a lo contratado y en los plazos previstos, debiéndose solicitar los albaranes, etiquetas y distintivos de calidad de los materiales para verificar que se corresponden con las marcas, características y calidades acordadas junto con la garantía y manuales de uso de los aparatos y equipos.
El apartado Control de ejecución ofrece indicaciones para la ejecución de las obras conforme a las buenas prácticas constructivas y en el apartado Uso y mantenimiento recomendaciones para garantizar la durabilidad, eficiencia y el correcto funcionamiento de las obras e instalaciones.
3º Licencias y tasas administrativas
La tramitación de la licencias de obra y de otras autorización son competencia del ayuntamiento del municipio en el que se ubica la obra, dependiendo de cada uno de ellos la documentación a presentar y las tasas a abonar, siendo necesario consultar en el consistorio correspondiente sus exigencias. Esta documentación ha de presentar se en el registro de entrada municipal. Actualmente los impresos suelen estar disponibles en la página web de numerosos ayuntamientos.
En general, hay que considerar los siguientes trámites:
Licencia de obra
Hay dos tipos de licencias, las correspondientes a una obra menor y las de una obra mayor. Se considera como obra menor aquellas actuaciones que carecen de complejidad técnica y escasa entidad constructiva y económica, consistiendo normalmente en pequeñas obras de reparación o reforma, incluidas las de modificación de la distribución interior de las viviendas no afectando a la estructura, fachada o cubierta del edificio y que no impliquen el cambio de uso de vivienda.
Las obras que modifiquen elementos comunes del edificio, sus condiciones de seguridad, especialmente la estructura o introduzcan una sobrecargas en ella o incidan en la ubicación de conductos generales de saneamiento, ventilación, o en el aspecto exterior de la fachadas o cubiertas de las edificaciones, requieren de la licencia de obra mayor.
En ambos casos, su tramitación supone el abono de las tasas por la prestación de servicios municipales y su cuantía la establece el ayuntamiento.
El tipo de obra a realizar determina la documentación a presentar en el ayuntamiento y, sobre todo, el tipo de proyecto que ha de ser redactado por un técnico con una determinada cualificación. En general, las obras menores requieren de un proyecto de reforma compuesto por los planos del estado actual y de reforma, una descripción de las obras a realizar y el presupuesto de las obras, redactado por un técnico de grado medio (decorar, delineante…). Los ayuntamientos no suelen exigir el visado colegial del proyecto.
Los proyectos de obra mayor requieren de un proyecto redactado por un arquitecto superior y han de presentarse en los ayuntamientos con el correspondiente visado colegial.
Impuesto sobre Construcciones y Obras (ICIO)
Es obligatorio liquidar el Impuesto sobre Construcciones y Obras (ICIO) que grava la realización de la obra. Su importe lo determina el ayuntamiento y suele ser un tanto por cien del presupuesto de ejecución (entre el 2 y el 6%).
Ninguna obra debe iniciarse sin haber obtenido la correspondiente licencia de obras y haber abonado las tasas e impuestos. Es conveniente disponer de una copia de ambos en la obra con los que justificar su legalidad ante una posible inspección.
Estos dos actos son responsabilidad y obligación del promotor de la obra. Si el promotor delega en el contratista su gestión, se le ha de exigir la entrega de la documentación debidamente cumplimentada y aprobada junto con los justificantes de los pagos antes de autorizar el inicio de las obras.
Autorización para la ocupación de la vía pública
Si las circunstancias de la obra requieren disponer de un espacio en la vía pública para la descarga de material o alojar un contenedor para los escombros, es necesario solicitar una autorización previa al ayuntamiento, aportando un plano con la situación de la instalación e indicando el plazo de ocupación previsto.
Canon de vertedero
El vertido de los residuos generados en la obra debe realizarse en un vertedero autorizado y para ello es necesario abonar el canon de vertido. Normalmente, el contratista se encargue de este trámite, debiendo reflejarse este coste en el presupuesto.
Comunicación al presidente de la comunidad de propietarios
Se debe informar a la comunidad de propietarios los plazos y envergadura de la obra. Si éstas suponen modificaciones en los elementos comunes del edificio deberán ser aprobadas por el resto de los propietarios. Es recomendable proteger durante el transcurso de la obra los elementos comunes que pueden ser dañados durante su ejecución (ascensor, escalera…).
Altas y notificaciones a las compañías suministradoras
Una vez finalizada la obra es necesario comunicar a las compañías suministradoras de agua, electricidad y gas posibles cambios en las instalaciones o características de los suministros contratados, aportando los correspondientes boletines de los instaladores.
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